Was man braucht: PC, Textverarbeitungsprogramm, Drucker, Papier, Stift, Briefumschlag, Briefmarke
Kostenpunkt: Kosten fallen bei postalischem Versand an
Zeitaufwand: Circa eine halbe Stunde
Schwierigkeit: Mittel
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Ein Reklamationsschreiben sollte immer maschinell am Computer erstellt werden. Zudem erhält es ein professionelles Aussehen, wenn das Layout an den Briefbogen eines geschäftlichen Briefes angelehnt wird.
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Bevor man das Schreiben aufsetzt, sollten alle fĂĽr die Reklamation relevanten Unterlagen zusammengetragen werden. Rechnungen, Fotos, der zu reklamierende Artikel und Ă„hnliches.
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Benötigt wird für die Reklamation zunächst einmal die vollständige, eigene Anschrift, idealerweise mit zusätzlichen Kontaktdaten wie E-Mail oder Mobiltelefonnummer. Zusätzlich wird die Adresse des Händlers, bei dem der Artikel erworben wurde, benötigt. Falls die Adresse nicht bekannt ist, helfen einem die Gelben Seiten meist weiter (www.gelbe-seiten.de).
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Nun sollte ein aussagekräftiger Betreff gefunden werden, der in Fettschrift zwischen der Anschrift des Händlers und dem Reklamationstext platziert werden sollte (Beispiel Betreff: Reklamation: „Digitalkamera Digiknips 2000 Seriennummer 123456789“).
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Im folgenden Textteil ist darauf zu achten, einen förmlichen und vor allem höflichen Schreibstil zu verwenden. Mit Beschimpfungen auf Händler und das Produkt wird man meist nicht viel erreichen, daher sollten emotionale Ausdrücke vermieden werden.
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Die Reklamation beginnt mit einer Anrede (Beispiel: „Sehr geehrter Herr Schmitt, …“). Dann folgt der Textteil (Beispiel: „hiermit reklamiere ich … wegen ….“). Wichtig ist hier, den Grund der Reklamation zu beschreiben und falls möglich zu belegen.
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Je nach Art der Reklamation ist es nun möglich, seinen Kaufpreis zurückzufordern. Zu beachten ist jedoch, dass bei defekten Gebrauchsgütern dem Händler rechtlich die Möglichkeit eingeräumt ist, das Produkt einmal auf seine Kosten zu reparieren. Erst dann muss er es entweder kostenpflichtig ersetzen oder den Kaufpreis erstatten.
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Abschließend ist es wichtig, sich die Reklamation schriftlich bestätigen zu lassen. Dies ist vor allem hinsichtlich einzuhaltender Reklamationsfristen wichtig.
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Die fertige Reklamation sollte dann noch einmal auf Rechtschreibfehler hin ĂĽberprĂĽft werden und kann dann, am Besten als Einschreiben, verschickt werden.